Gaalaillallisia ja jääkiekkopelejä – Saimaan Arena muuntautuu moneen tapahtumaan
Onnistuneen tapahtuman toteuttamiseen tarvitaan herkät korvat, hyvät hermot, rautaista ammattitaitoa sekä oma pikku armeija henkilökuntaa.
Holiday Club Saimaan kulisseissa käy jatkuva kuhina, sillä loma- ja kokouskeskus toimii vuosittain satojen tapahtumien näyttämönä. Ravintolatoimen päällikkö Laura Valkonen vastaa tilaisuuksien onnistumisesta suvereenisti, oli kysymys sitten puoluekokouksesta tai rock-konsertista.
– Tehtäväni on pyörittää tahtipuikkoa: varmistaa, että eri tilanteisiin on varattu riittävästi henkilökuntaa ja antaa heille edellytykset onnistua työssään. Suuriin tapahtumiin tarvitaan tietysti myös valtava määrä tavaraa. Se taas on puhdasta matematiikkaa – otetaan laskin käteen ja aletaan laskea, Valkonen kertoo.
Oma pikku armeija
Holiday Club Saimaan kiistatta monipuolisin tila on jäähalli Arena. Kameleonttimainen tila muuttaa muotoaan valojen, trussiripustusten ja kalustuksen avulla. Maksimissaan vieraita mahtuu tilaan 1 700.
H-hetkellä Arenan jää peitetään lattialla ja tila kalustetaan suunnitelmien mukaan. Valaistuksesta, ripustuksista ja somistuksesta huolehtimisen lisäksi tilaan rakennetaan tarvittavat baarit ja takatilat. Salihenkilöstö kattaa pöydät. Henkilökunta ohjeistetaan hovimestareiden toimesta, ja tarjoilun kulkua harjoitellaan.
– Salihenkilökunnan sisääntulo mustissa uniformuissaan on muuten varsin vaikuttavan näköistä. Kutsunkin heitä leikkisästi omaksi pikku armeijakseni, Valkonen naurahtaa.
Moniin tapahtumiin buukataan myös ekstrahenkilöstöä. Esimerkiksi satojen osallistujien banketti-illallisille tarvitaan kymmeniä tarjoilijoita, minkä lisäksi kulisseissa häärii iso tiimi baari- ja keittiöhenkilökuntaa. Kokonaisuus pysyy hallinnassa hyvän ennakkosuunnittelun avulla.
– Hyvä etukäteissuunnittelu ja joustavuus ovat onnistumisen avaimet. Asiakkaita tulee myös kuunnella herkällä korvalla.
Työ on tuonut rautaisen kokemuksen, jonka myötä ei ihan pienestä ei hätkähdä.
– Pieniä yllätyksiä tulee aina. Se kuuluu pelin henkeen, ja muuttuviin tilanteisiin pystytään kyllä sopeutumaan. Kaikki järjestyy, aina.
Elämyksellisyys kiinnostaa
Viini- ja ruokaharrastuneisuuden kasvu näkyy myös Valkosen työssä.
– Nykyään asiakkaiden ruoka- ja viinitietous on erinomaisella tasolla. Se lisää omankin työni haastavuutta ja pitää hereillä.
Myös elämyksellisyyttä kaivataan entistä enemmän.
– Esimerkiksi kokousten yhteyteen rakennetaan yhä useammin elämyspaketteja. Saimaan alueella näitä mahdollisuuksia riittää sekä omassa talossamme että yhteistyökumppaneidemme kautta. Ryhmä voi lähteä kokouspäivän päätteeksi vaikkapa Saimaan-risteilylle.
Tapahtumajärjestäjiä Valkonen kehottaa olemaan ajoissa – ja luottamaan prosessiin.
– Tilaisuuden järjestäminen on asiakkaalle jännittävä tilanne. Sitä mietitään ja varmistellaan, että oliko tämä tai tuo asia hoidossa...kyllä ne ovat!
Jääareena muuntautuu juhla-areenaksi
Kylpylähotellirakennuksessa sijaitsevalla Arenalla järjestetään jopa 1 700 hengen juhla-illallisia, konsertteja, messuja ja muita tapahtumia. Kun tila ei ole tapahtumien käytössä, pääsee jäälle luistelemaan joko varaamalla koko jääareenan tai osallistumalla yleisöluisteluun.
