Holiday Club Resorts Oy:n asiakas- ja markkinointitietojen tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste käsittää Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen mukaisen selosteen käsittelytoimista (jäljempänä tietosuojaseloste) edellyttämät tiedot. Noudatamme yhtiössämme henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen sekä tietosuojalain (1050/2018) määräyksiä.
Holiday Club Resorts Oy voi ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseemme säännöllisesti.
Laatimispäivämäärä: 17.5.2018
Päivitetty: 17.5.2018
Sisällysluettelo
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
4.1 Osakkeenomistajat ja osakekaupat
4.2 Hotellimajoittujat, vuokrausasiakkaat sekä muiden palveluiden hankkijat
5.5 Verkkolomakkeet sekä fyysiset lomakkeet
7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirtäminen
8 Henkilötietojen säilytysajat
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
10 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
12 Oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyen
13 Oikeus kieltää suoramarkkinointi
14 Oikeus peruuttaa antamansa suostumus
1 Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä:
Holiday Club Resorts Oy (omasta sekä kaikkien Holiday Club -konserniyhtiöiden puolesta, jäljempänä Holiday Club)
Konepajankuja 5 C
00510 Helsinki
Yhteys:
Konepajankuja 5 C
00510 Helsinki
tietosuoja@holidayclub.fi
2 Rekisterit
- Hotellien ja loma-asuntojen majoittujien ja vuokraajien asiakasrekisterit
- Viikko- sekä Villas-osakkeenomistajien ja osakekauppojen rekisterit
- Markkinointirekisterit
- Esittelyvarausten rekisteri
- Isännöinnin ja huollon rekisterit
- Hoitovarausten hallinnointirekisterit
- Harrastevarausten hallinnointirekisterit (mukaan lukien golf)
- Reskontrajärjestelmät
- Yritysasiakkaiden lomavaraus- ja arvontarekisterit
- B-to-B -asiakaskanta
- Kameravalvonta
- Puhelunauhoitteet
- Lomakerekisterit
- Markkinointikiellon tehneiden asiakkaiden rekisteri
Edellä mainittujen rekisterien lisäksi Holiday Clubilla on työntekijärekisteri. Siitä on laadittu oma tietosuojaseloste.
Vaikka rekistereitä on kuvattu tässä dokumentissa erillisinä rekisterikokonaisuuksina, niin selvyyden vuoksi on todettava, että nämä muodostavat rekisterikokonaisuuden, jota ei ole aina näin karkeasti eroteltavissa. Esimerkiksi lomakkeilta voi tulla osaksi Holiday Clubin markkinointirekisteriä. Olemme tehneet tässä selosteessa erittelyn siksi, että seloste olisi helpompi lukuisempi ja kertoisi paremmin minkä kanavien kautta keräämme tietoja. Lisäksi on hyvä huomata, että rekistereistä voidaan ottaa ulos erilisiä henkilölistauksia tai dokumentteja, mutta nämä eivät muodostaa erillistä henkilörekisteriä.
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Holiday Clubilla käsitellään useissa eri yhteyksissä asiakkaiden henkilötietoja. Keskeisimmät asiakasrekisterimme ovat:
1) Hotellien varausjärjestelmässä ylläpidettävä asiakasrekisteri sekä
2) Viikko- ja Villas-osakekauppojen perusteella ylläpidettävä rekisteri
Näiden rekistereiden ohella Holiday Clubilla on myös edellä kohdassa 2 luetellut muut rekisterit. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, lakiin perustuvaan syyhyn tai Holiday Clubin oikeutettuun etuun.
Lakiin perustuva käsittelyperuste koskee osakkeenomistajien osalta ylläpidettävää osakeluetteloa. Holiday Club toimii useiden Villas- ja viikko-osakeyhtiöiden isännöitsijänä ja ylläpitää tästä johtuen kiinteistöyhtiöiden lukuun osake- ja osakasluetteloa. Osakeyhtiölaki sekä asunto-osakeyhtiölaki (riippuen kumpaa lakia sovelletaan yhtiöön) määrittävät jonkin verran näiden tietojen käsittelyä. Isännöitsijän roolissa Holiday Club lähettää osakkeenomistajille myös kiinteistöyhtiöiden tiedotteita sekä kutsuja yhtiökokouksiin sekä muita vastaavia dokumentteja.
Laki säätelee myös sitä miten, potilastietoja tulee käsitellä ja säilyttää. Holiday Club saattaa kerätä erilaisten hoitojen yhteydessä (pääsääntöisesti hierontapalvelut) potilastietoja, joiden käsittelystä on säädetty useissa eri laeissa, kuten jäljempänä on kuvattu.
Majoituskorttien käsittely perustuu lakiin. Majoittuvien asiakkaiden edellytetään täyttävän majoituskortti, koska majoittuvista asiakkaista on pidettävä matkustajarekisteriä (laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 6-9 §).
Holiday Clubin oikeutettu etu liittyy liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten palveluiden laadunvalvontaan, palveluiden kehittämiseen, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, henkilöstön kouluttamiseen ja lisäpalveluiden tarjoamiseen suoramarkkinointia hyödyntäen. Oikeutettu etu liittyy myös oikeuksien ja omaisuuden suojaamiseen sekä fyysisen ja tietoturvallisuuden toteutumiseen.
Asiakasrekistereissä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia siitä, että osapuolet toimivat tehdyn sopimuksen mukaisesti. Tällä voidaan tarkoittaa esimerkiksi sitä, että asiakas saa lomamajoituksen tai muun hankkimansa palvelun tai tuotteen sopimuksen mukaisesti tai asiakkaan omistukseen kirjataan sopimuksen mukainen osake. Asiakasrekistereiden käyttötarkoitus voi olla myös muu palveluihin tai osakkeisiin liittyvä liiketoiminnallisuus, kuten esimerkiksi liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä Holiday Clubin ja asiakkaan oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
Holiday Club käsittelee henkilötietoja myös majoittumisen kunnossapidon ja vikailmoitusten hoitamisessa. Henkilötietoja käsitellään myös avainkortin käyttämisen, valvontakameroiden sekä puheluiden nauhoittamisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muissa vastaavanlaisissa tai liiketoimintaan linkittyvissä yhteyksissä.
Jäljempänä kuvatut muut rekisterit voivat linkittyä Holiday Clubin asiakasrekisteriin ja yhdessä nämä muodostavat kokonaisuuden, vaikka alla henkilötietojen käsittelyä on kuvattu eri kanavien kautta.
Markkinoinnissa henkilötietojen käsittely voi tapahtua joko Holiday Clubin oikeutettuun etuun tai asiakkaan voimassaolevan suostumuksen perusteella. Markkinoinnin osalta Holiday Clubin oikeutettu etu voi liittyä liiketoiminnallisiin intresseihin, kuten palveluiden laadunvalvontaan, palveluiden kehittämiseen, asiakastyytyväisyyden mittaamiseen, henkilöstön kouluttamiseen, lisäpalveluiden tarjoamiseen tai suoramarkkinointiin.
Sähköinen suoramarkkinointi edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta jotka hankitaan aina kirjallisesti. Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta lupa tarvitaan, vaikka asiakas olisikin Holiday Clubin asiakas muulla perusteella. Suostumus pyydetään kirjallisena ja sen voi halutessaan peruuttaa koska tahansa. Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta suostumus pyydetään uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä tai mahdollisesti samassa yhteydessä, kun asiakas majoittuu kohteeseen, hankkii osakkeen, osallistuu messuilla, muussa tilaisuudessa tai verkossa markkinointikilpailuun tai muussa tilanteessa, jossa Holiday Clubin ja asiakkaan välillä on kontakti.
Asiakastietojärjestelmien tietoja käytetään myös sähköisten ja painettujen kirjeiden, asiakaslehden, osakastapahtumakutsujen (ml. kiinteistöyhtiöiden yhtiökokoukset) sekä vastaavien tiedotteiden lähettämiseen. Asiakastietojärjestelmien henkilötietoja voidaan käyttää myös oikeutetun edun perusteella puhelimitse tapahtuvaan suoramarkkinointiin.
Ylläpidämme erikseen markkinointikiellon tehneistä asiakkaista rekisteriä. Tämä rekisteri on tarpeen, jotta kyseinen asiakas ei siirry muusta asiakasrekisteristä takaisin esimerkiksi asiakasmarkkinointilistalle tai esittelysoittolistalle.
Jäljempänä kuvatut muut rekisterit voivat linkittyä Holiday Clubin markkinointirekisteriin (lähinnä lomakkeet kohdassa kuvatut asiat) ja yhdessä nämä muodostavat kokonaisuuden, vaikka alla henkilötietojen käsittelyä on kuvattu eri kanavien kautta.
Asiakaspalvelumme (puhelinvaihde, asiakaspalvelu, Holiday Club isännöinti, Holiday Club palvelukeskus, hotellien sekä muut mahdolliset puhelinkontaktit) puhelut voidaan nauhoittaa. Puheluiden nauhoitus perustuu Holiday Clubin oikeutettuun etuun. Puheluiden nauhoituksen tarkoituksena on käyttää puheluita asiakaspalvelun parantamiseen ja kehittämiseen, koulutustarkoituksiin sekä osapuolten sopimuksen sisällön varmistamiseen. Puheluita ei käytetä muihin tarkoituksiin.
Holiday Club voi kerätä kameravalvonnan ja tietoja turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi Holiday Clubin toimipaikoissa, kiinteistöissä ja niiden pihapiirissä. Käytämme tietoja rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen. Ilmoitamme kameravalvonnasta kyltillä niissä tiloissa ja alueilla, joille kamerat on sijoitettu.
IP-osoite- ja evästetietoja keräämme asiakkaista, kun he vierailevat Holiday Clubin verkkopalvelussa. Evästetiedot ovat anonymisoituja. Evästeiden kerääminen perustuu verkkosivuille tultaessa annettavaan suostumukseen tai rekisterin pitäjän oikeutettuun etuun.
Voimme käyttää evästeitä mainonnan kohdentamiseen. Kävijälle voidaan esimerkiksi yhteistyökumppaniemme verkostoissa näyttää mainoksia sellaisista tuotteista, joita hän on selannut verkkokaupassamme.
Holiday Clubin verkkopalvelussa voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille, joilla voidaan kerätä henkilötietoja. Holiday Club ei ole vastuussa kyseisistä osapuolista tai näiden suorittamasta henkilötietojen keräämisestä. Holiday Club pyrkii siihen, että kaikki yhteistyökumppanit, joiden linkit löytyvät Holiday Clubin verkkopalvelusta, ovat luotettavia toimijoita. Yhteistyökumppanimme saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä.
Holiday Clubilla on verkkopalvelussaan useita erilaisia verkkolomakkeita, joiden käyttötarkoitus selviää kyseiseltä lomakkeelta. Verkkolomakkeitamme ovat esimerkiksi:
- Sähköisten uutiskirjeiden tilaukset, joiden käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen;
- Viikko-osakkeen jälleenmyynnin lomake, jonka käsittely perustuu jälleenmyyntisopimuksen toteuttamiseen;
- Vuokravälityslomake, jonka käsittely perustuu vuokraustoimeksiannon toteuttamiseen eli sopimukseen;
- Varaustiedustelut sekä tarjouspyynnöt, joiden käsittely perustuu asiakkaan varaustiedustelun käsittelyyn eli asiakassuhteeseen.
- Markkinointikilpailujen lomakkeet, joiden käsittely perustuu asiakkaan kilpailuun osallistumiseen ja lisäksi asiakas voi antaa samalla suostumuksen markkinointiin. Suostumus pyydetään kuitenkin tässä yhteydessä aina erikseen.
4 Rekisterin tietosisältö
4.1 Osakkeenomistaja ja osakekaupat
Osakkeenomistajien (Villas- ja viikko-osakkeenomistajat) osalta pidetään kiinteistöyhtiöiden lukuun osake- ja osakasrekisteriä. Käsittely perustuu Holiday Clubin ja kiinteistöosakeyhtiöiden välillä tehtyyn isännöintisopimukseen. Osakeyhtiölaki sekä asunto-osakeyhtiölaki (riippuen kumpaa lakia sovelletaan yhtiöön) määrittävät mitkä tiedot osakkeenomistajasta tulee olla rekisterissä. Näitä lain mukaan tallennettavia tietoja ovat tieto omistetuista osakkeista, osakehuoneisto, osakekirjanantamispäivä, osakkeenomistajan nimi ja osoite, luonnollisen henkilön syntymäaika sekä oikeushenkilöstä kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon oikeushenkilö on merkitty, mahdolliset hallintaoikeuteen liittyvät rajoitukset sekä muut mahdolliset tiedot, joista on säädetty laissa. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkeen saaja merkitään luetteloon, kun riittävä selvitys omistusoikeudesta on saatu sekä todistus varainsiirtoveron suorittamisesta. Holiday Clubilla osakkeenomistajan tiedot säilytetään niin kauan, kuin hän omistaa osakkeen. Lisäksi tiedot entisistä omistajista säilytetään 10 vuotta siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon (asunto-osakeyhtiölaki 2 luvun 14 §).
Edellä mainittujen lakiin perustuvien tietojen ohella osakkeenomistajista ja osakkeen entisistä omistajista voidaan kerätä myös muita keskeisiä tietoja, mutta tämä käsittely perustuu Holiday Clubin ja osakkeenomistajan asiakassuhteeseen. Holiday Clubilla on oikeus säilyttää tietoja perustuen osakekauppoihin, jotka on tehty Holiday Clubin ja asiakkaan välillä. Holiday Club säilyttää osakkeiden kauppakirjat sekä osakekauppaan liittyvän dokumentaation. Henkilötietoja fyysisten dokumenttien lisäksi viikko-osakkeen sekä Villas-osakkeenomistajien ja osakekauppojen hallintajärjestelmässä, reskontrajärjestelmissä sekä mahdollisesti markkinointijärjestelmissä (asiakas voi olla rekisteröitynä useissa eri järjestelmissä ja rekistereissä samanaikaisesti). Kerättäviä ja säilytettäviä tietoja voivat olla henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite, asiointikieli, kansalaisuus, henkilötunnuksen puuttuessa mahdollinen matkustusasiakirjan numero tai vastaava tieto, jäsennumero, asiakasnumero, osakkeen ostamisen ajankohta, tiedot omistuksesta tai aiemmasta omistuksesta, omistetun huoneiston käyttö (vuokraus, oma käyttö, vaihto tai muu), holhous- tai edunvalvontatieto, sukupuoli, ammatti, työssäkäynti, työsuhteen kesto ja laatu, talouden muoto ja perheenjäsenten lukumäärä, tulo- ja varallisuustiedot, maksukäyttäytymistiedot ja laskujen maksutiedot, pakoteseurantatieto, siviilisääty, viranomaisen määrittämät tietojen luovutuskiellot, kauppakirjan tiedot, vuokravälityksen tiedot, operaattorisopimuksen tiedot, vuokran ja muiden sopimussuhteeseen liittyvien maksujen tai kauppahinnan maksutiedot, markkinoinnin segmentointitiedot, muut mahdolliset kontaktitiedot (yhteyshenkilö) sekä asiakkaan lähettämät muut tiedot.
Mikäli osakkeenomistajan kanssa tehdään rahoituskauppa, on asiakkaan syytä huomata, että Holiday Club toimii rahoituksen välittäjänä, mutta asiakkaan tiedot toimitetaan rahoitusta tarjoavalle pankille. Näiden tietojen osalta pankki toimii rekisterinpitäjänä ja tiedot tallennetaan pankin järjestelmiin Holiday Clubin toimesta. Tältä osin asiakkaan on hyvä tutustua myös rahoitusyhtiön tietosuojaan.
4.2 Hotellimajoittujat, vuokrausasiakkaat sekä muiden palveluiden hankkijat
Asiakkaista kerättäviä ja säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat, maa, josta matkustaja saapuu Suomeen, matkustajan matkustusasiakirjan numero, matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, majoittumisen syy (vapaa-aika, työ, kokous vai muu syy).
Hotelli- ja vuokrausasiakkaiden tietojärjestelmään tallennetaan ainoastaan henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, majoituskohde, majoitusajankohdat sekä muut olennaiset ja keskeiset tiedot majoitukseen liittyen (esimerkiksi majoittujien määrä, mahdolliset lemmikit sekä erityistarpeet).
Asiakkaista kerätään laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 6-9 §:n edellyttämät majoituskortin tiedot. Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 6-9 § sisältää pääsääntöiset tiedot siitä, mitä tietoja matkustajilta kerätään ja miten tietoja käsitellään. Henkilöiden syntymäaikoja tai sosiaaliturvatunnuksia ei talleteta sähköisiin järjestelmiin vaan nämä tiedot ovat ainoastaan matkustajailmoituksella. Matkustajailmoituksia säilytetään yksi vuosi majoitusajankohdasta lukien, ja ilmoituksia säilytetään lukitussa kaapissa.
Hotellivarausten ohella Holiday Club myy useita muita palveluita, joiden käyttöön on omia järjestelmiään. Niihin voidaan kerätä palvelusisällön ohella asiakkaan henkilötietoja (esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Hotellivarausten ja muiden palveluiden tarjoamisen yhteydessä saatetaan myös pyytää vanhempien suostumusta alaikäiselle tarjottavaa palvelua varten, jos sille on jostain syystä tarvetta ja tässä yhteydessä voidaan kerätä erikseen tieto alaikäisestä lapsesta. Tätä tietoa ei kuitenkaan käytetä mihinkään muuhun kuin luvan todentamiseen.
Hoitovarausten osalta osaa asiakkaista kerättävistä tiedoista on käsiteltävä terveystietoina. Näihin lukeutuu erityisesti hierontapalveluiden yhteydessä tehtävän ennakkokyselyn tiedot, jolla selvitetään asiakkaan terveydentilaa sekä mahdollisia ongelmia, joihin hieronnalla haetaan apua. Myös muiden hoitojen osalta saatetaan kerätä tietoja, jotka koskevat henkilön terveyttä. Tällaisten terveydentilaa koskevien tietojen keräämisen yhteydessä Holiday Club käsittelee sensitiivisiä tietoja. Holiday Clubilla noudatetaan näiden tietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen määräysten ohella myös lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista siltä osin kuin Holiday Club tuottaa kyseisten lakien alaisuuteen kuuluvia palveluita.
Asiakkaista kerättäviä ja säilytettäviä tietoja ovat henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika, matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat, maa, josta matkustaja saapuu Suomeen, matkustajan matkustusasiakirjan numero, matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, majoittumisen syy (vapaa-aika, työ, kokous vai muu syy).
Hotelli- ja vuokrausasiakkaiden tietojärjestelmään tallennetaan ainoastaan henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, majoituskohde, majoitusajankohdat sekä muut olennaiset ja keskeiset tiedot majoitukseen liittyen (esimerkiksi majoittujien määrä, mahdolliset lemmikit sekä erityistarpeet).
Asiakkaista kerätään laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 6-9 §:n edellyttämät majoituskortin tiedot. Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 6-9 § sisältää pääsääntöiset tiedot siitä, mitä tietoja matkustajilta kerätään ja miten tietoja käsitellään. Henkilöiden syntymäaikoja tai sosiaaliturvatunnuksia ei talleteta sähköisiin järjestelmiin vaan nämä tiedot ovat ainoastaan matkustajailmoituksella. Matkustajailmoituksia säilytetään yksi vuosi majoitusajankohdasta lukien, ja ilmoituksia säilytetään lukitussa kaapissa.
Hotellivarausten ohella Holiday Club myy useita muita palveluita, joiden käyttöön on omia järjestelmiään. Niihin voidaan kerätä palvelusisällön ohella asiakkaan henkilötietoja (esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Hotellivarausten ja muiden palveluiden tarjoamisen yhteydessä saatetaan myös pyytää vanhempien suostumusta alaikäiselle tarjottavaa palvelua varten, jos sille on jostain syystä tarvetta ja tässä yhteydessä voidaan kerätä erikseen tieto alaikäisestä lapsesta. Tätä tietoa ei kuitenkaan käytetä mihinkään muuhun kuin luvan todentamiseen.
Hoitovarausten osalta osaa asiakkaista kerättävistä tiedoista on käsiteltävä terveystietoina. Näihin lukeutuu erityisesti hierontapalveluiden yhteydessä tehtävän ennakkokyselyn tiedot, jolla selvitetään asiakkaan terveydentilaa sekä mahdollisia ongelmia, joihin hieronnalla haetaan apua. Myös muiden hoitojen osalta saatetaan kerätä tietoja, jotka koskevat henkilön terveyttä. Tällaisten terveydentilaa koskevien tietojen keräämisen yhteydessä Holiday Club käsittelee sensitiivisiä tietoja. Holiday Clubilla noudatetaan näiden tietojen käsittelyssä tietosuoja-asetuksen määräysten ohella myös lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista siltä osin kuin Holiday Club tuottaa kyseisten lakien alaisuuteen kuuluvia palveluita.
Holiday Clubilla on rekisteri, jossa ylläpidetään esittelyyn kutsuttujen ja osallistuneiden tietoja. Säilytettäviin tietoihin kuuluu nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, esittelyn ajankohta, esittelyn kesto, asiakastyyppi (uusi vai jo osakkeenomistava asiakas) tieto syntyikö esittelyn perusteella kauppaa vai ei sekä muita esittelykierrokseen liittyviä esittelyn kannalta olennaisia tietoja (esimerkiksi tuliko henkilö paikalle vai ei). Rekisteriin jää tieto myös mahdollisesti peruuntuneista esittelyvarauksista.
Yrityspalvelun asiakkaat ovat olemassa olevia asiakkaita, jotka omistavat lomahuoneistoja jossakin kohteessa tai vaihtoehtoisesti he ovat tehneet sopimuksen majoituspalveluiden ostamisesta. Holiday Club tuottaa yritysasiakaille majoitus- ja majoituskäytön arvontapalvelua sekä varausten hallinnointipalvelua. Kyseisten asiakkaiden osalta rekisteriin tallentuu tieto siitä, minkä yrityksen tai järjestön asiakkaasta on kyse, asiakasnumero, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä muut tiedot jotka liittyvät suoraan hankittavaan palveluun tai arvontaan osallistumiseen.
Holiday Club ylläpitää erikseen B-to-B asiakasrekisteriä. Rekisteriin tallennetaan tiedot Holiday Clubin olemassa olevista sekä pontentiaalisista yritysasiakkaista. Rekisteriin tallennetaan perustiedot kyseessä olevasta yhtiöstä sekä kyseisen yhtiön kontaktihenkilön perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmään voidaan myös tallentaa tiedot siitä, millaista yhteystyötä kyseisen yhtiön kanssa on tehty ja millaisia palveluita on tarjottu.
Kameravalvontaan tallentuu digitaalisesti kameran ottama videokuva.
Avainkorttijärjestelmiin tallentuu tiedot siitä, milloin tiloissa on kuljettu ja millä kortilla tilaan on kuljettu (esimerkiksi hotellihuone), mutta kyseisiin avainkortteihin ei linkity lainkaan henkilötietoja, joten se ei muodosta henkilörekisteriä.
Puhelunauhoitteisiin tallentuu automaattisesti puhelinkeskustelun sisältö. Puhelu nauhoittuu äänitiedostona. Puheluista tallentuu tieto siitä milloin puhelinkeskustelu on käyty, kuka asiakaspalvelija on vastannut, mihin numeroon puhelu on soitettu sekä mistä puhelinnumerosta puhelu on tullut.
Yhtiömme hyödyntää useita erilaisia verkkolomakkeita sekä joitakin perinteisiä fyysisiä lomakkeita. Lomakkeen käyttötarkoitus ilmenee lomakkeesta. Keskeisimpiä käytössä olevia lomakkeitamme ovat esimerkiksi jälleenmyyntitoimeksianto-, vuokravälitys-, tarjouspyyntö- sekä erilaisiin markkinointikilpailuihin liittyvät lomakkeet. Lomakkeen tietosisältö vaihtelee lomakkeesta riippuen, mutta tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä omistetun osakkeen tiedot.
Evästeiden avulla Holiday Club voi kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään kotisivuillamme. Kerättävät tiedot voivat olla esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä sivustoja käyttäjä on selannut, mitä on klikattu, mitä selainta käytetään, mikä on käyttäjän näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio.
Hyödynnämme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita palveluiden kävijämäärien tilastollisessa seurannassa sekä mainonnan tehon mittaamiseen. Voimme kerätä tietoa esimerkiksi myös sähköisten kirjeittemme osalta ja selvitämme onko kirje avattu, onko johonkin linkkiin kirjauduttu tai menty verkkokauppaan. Sivustojemme käytettävyyden parantamiseksi voimme tehdä lyhytkestoisia tutkimuksia, joissa voimme tallentaa myös tiedon käyttäjän hiiren liikkeestä ja klikeistä tietyllä sivulla.
5 Tietolähteet
Pääsääntöinen tietolähde on asiakas itse, joka luovuttaa tietoja ollessaan yhteydessä Holiday Clubiin eri keinoin. Suurin osa tiedoista kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta, kun tämä on ostaa osakkeen tai varaa esittelyajan. Jo ennen osakekauppoja Holiday Clubilla voi olla asiakastietoja, joiden perusteella esittelyajanvaraus on tehty.
Asiakas kontaktoidaan ja kutsutaan osake-esittelyyn hyödyntämällä Holiday Clubin eri asiakasrekistereitä. Asiakkaat kutsutaan osake-esittelyyn kontaktoimalla asiakas puhelimitse tai asiakas voi myös varata esittelyajan itse kotisivujen kautta tai puhelimitse. Nämä tiedot siirretään esittelyvarausrekisteriin jos esittelyajan varaus tehdään. Täältä tiedot voivat siirtyä edelleen viikko- sekä Villas-osakkeenomistajien ja osakekauppojen rekisteriin, jos asiakas hankkii osakkeen.
Asiakas voi osallistua esittelyyn myös varattuaan Holiday Clubilta tutustumismajoitusloman. Tutustumismajoituslomaan sisältyy majoitus sekä esittely. Kun asiakas varaa loman, otetaan asiakkaalta varauksen yhteydessä tiedot, jotka tallennetaan sekä hotellivarausjärjestelmään että esittelyvarausrekisteriin, josta tiedot voivat siirtyä osakkeenomistajan tiedoiksi, jos henkilö päättää hankkia viikko-osakkeen.
Osakkeenomistajien (Villas- ja viikko-osakkeenomistajat) osalta pidetään kiinteistöyhtiöiden lukuun osake- ja osakasrekisteriä. Käsittely perustuu Holiday Clubin ja kiinteistöosakeyhtiöiden välillä tehtyyn isännöintisopimukseen. Tällöin osakkeenomistajan tulee asunto-osakeyhtiölain tai osakeyhtiölain perusteella ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä osakeomistuksestaan, jotta osakkeenomistus voidaan kirjata henkilön nimiin. Tällöinkin tiedot kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Myös osakkeen entinen omistaja voi joissakin tilanteissa toimittaa tietoja uudesta omistajasta Holiday Clubille, jos uusi osakkeenomistaja ei ole rekisteröinyt osakkeenomistusta omiin nimiinsä.
Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja sekä pakoteseurantatietoja voimme kerätä ja päivittää mm. Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Osakekauppojen osalta tarkistamme henkilön luotto- ja maksukäyttäytymisen, jos tarjoamme asiakkaalle rahoitusta osakekauppoja varten. Mikäli asiakas hankkii osakkeen Holiday Clubin välittämän rahoituspalvelun kautta, voi rahoitusyhtiöllä olla erikseen omat kanavat joiden kautta se kerää ja käsittelee henkilötietoja.
Hotellimajoittujista otetaan tiedot majoitusvarauksen teon yhteydessä. Tiedot voidaan kerätä eri varauskanavien kautta, jotka voivat olla Holiday Clubin omia kanavia, esimerkiksi Holiday Clubin verkkopalvelu, chat, puhelinpalvelu ja sähköposti. Tiedot voivat tallentua myös varauskanavan palveluun, esimerkiksi chat-alustan palveluntarjoajalle sekä verkkopalvelun tuottajan palveluihin. Kyseiset palveluntarjoajat ovat tietojen käsittelijöitä ja Holiday Club on tehnyt näiden palveluntarjoajien kanssa tietojenkäsittelystä sopimukset varmistaen, etteivät palveluntarjoajat väärinkäytä tietoja. Vastaavasti on toimittu myös hotellivarausjärjestelmän tarjoavan järjestelmätoimittajan kanssa.
Tiedot voivat tulla Holiday Clubille myös matkanvälittäjän tai järjestäjän kautta (esimerkiksi verkossa toimivat majoituskanavat ja matkatoimistot). Koska Holiday Club toimii palvelun tuottajana, asiakkaan ja Holiday Clubin välille syntyy sopimussuhde. Holiday Club on myös tässä sopimussuhteessa Rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja samalla tavalla, kuin jos varaus olisi tehty suoraan Holiday Clubin omien kanavien kautta. Asiakkaan on kuitenkin syytä huomata, että hänen tietojaan käsittelee itsenäisenä rekisterinpitäjänä Holiday Clubin ohella mahdollinen varauskanavan ylläpitäjä tai matkanvälittäjä.
Majoitusvarauksen tekemisen ohella majoittuvien asiakkaiden tulee majoittuessaan täyttää matkustajailmoitus, jonka yhteydessä asiakas antaa itse tietoja.
Mikäli asiakkaan kanssa sovitaan, että maksu tapahtuu laskuttamalla, voidaan asiakkaasta tarkistaa ja kerätä luottotiedot. Pääsääntöisesti laskuttaminen koskee ainoastaan yritysasiakkaita.
Kameravalvontarekisteri muodostuu Holiday Clubin tarpeellisiin paikkoihin sijoittamien kameroiden välittämästä digitaalisesta tallenteesta. Kameravalvontatiedot tallentuvat automaattisesti.
Kun asiakas käyttää majoittuessaan avainkorttia, tallentuu tästä tiedot automaattisesti järjestelmään, mutta avainkorttiin ei tallennu lainkaan henkilötietoja eikä se täten muodosta henkilörekisteriä.
6 Tietojen päivittäminen
Päivitämme asiakkaiden tietoja pääsääntöisesti asiakkaiden itsensä tekemien ilmoitusten perusteella. Ilmoitusten osalta tietolähteenä voi olla henkilön itsensä tekemien ilmoitusten ohella myös ulkopuolinen taho. Pyrkimyksenämme on, että ulkopuoliset tietolähteet ovat luotettavia ja tiedot ovat oikeita. Voimme käyttää tietojen päivittämiseen esimerkiksi väestötietorekisterin tietoja. Tietoja ei päivitetä rekistereihimme automaattisesti, joten toivomme asiakkaiden tekevän itse ilmoituksen tietojen päivittämisestä yhtiöllemme, jotta asiakasrekistereidemme tiedot säilyvät ajan tasalla. Voimme kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä saatavien tietojen perusteella (esimerkiksi Posti ja Aller).
7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirtäminen
Holiday Club ei julkaise keräämiään henkilötietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä. Osake- ja osakasluettelot ovat julkisia asiakirjoja asunto-osakeyhtiölain ja osakeyhtiölain perusteella, joten ne voidaan luovuttaa pyynnöstä tai ne voivat olla nähtävillä tietyssä paikassa.
Holiday Club ei siirrä tietoja konsernin ulkopuolelle muutoin kuin sellaisille sopimuskumppaneille, jotka tuottavat Holiday Clubille jotakin tiettyä palvelua tai tukifunktiota. Tällaisia toimijoita voivat olla esimerkiksi järjestelmätoimittajat, asiakkuudenhoitoon liittyvät palveluntarjoajat, siistimispalveluiden tuottajat, myyntipalveluiden tuottajat, turvallisuuspalveluiden tuottajat, perintää hoitavat tahot, postipalvelut, markkinointipalvelut, lisäpalveluiden tuottajat sekä muut vastaavat yhteistyökumppanit. Holiday Club on tehnyt näiden yhteistyökumppaneiden kanssa tietosuojasopimukset. Tietosuojasopimuksilla on sovittu siitä, että nämä tahot käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisella tavalla ja ainoastaan sopimuksen tarkoittamaan käyttötarkoitukseen sekä siitä, mikä on tietoturvan taso ja miten mahdollisista tietoturvaloukkauksista tulee ilmoittaa.
Kameravalvonnan sekä majoituskorttien osalta tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos he tätä Holiday Clubilta edellyttävät. Ulkomaalaisten majoittujien osalta matkustajailmoitukset toimitetaan poliisille. Matkustajailmoituksen tiedot tulee viranomaisille viranomaisille pyynnöstä. Matkustajailmoitus voi myös olla osittain esitäytetty majoitusvarauksen yhteydessä otettujen tietojen perusteella.
Osakekauppojen yhteydessä normaalisti sovitaan, että Holiday Club tekee ostajan puolesta varainsiirtoveroilmoituksen verottajalle. Tällöin Holiday Club luovuttaa henkilötietoja verottajalle varainsiirtoveroilmoituksella.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Tästä poiketaan viikko-osakkeen- sekä Villas-osakkeenomistajien ja osakekauppojen hallintajärjestelmän sekä esittelyvarausten rekisterin osalta, sillä järjestelmä jossa tietoja hallinnoidaan, on yhdysvaltalaisen yhteistyökumppanin toimittama ja järjestelmän palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Kyseisen järjestelmätoimittajan kanssa on tehty EU:n mallisopimuslausekkeiden mukainen sopimus, jonka pohjalta on varmistettu tietojen asianmukainen käsittely ja tietosuoja. Lisäksi Holiday Club voi luovuttaa tietoja ETA-alueen ulkopuolella oleville konserniyhtiöilleen, mutta tällöin konserniyhtiöiden kanssa tehdään EU:n mallisopimuslausekkeiden mukaiset sitoumukset.
Markkinointi hankkii lisäpalveluna ulkopuoliselta palveluntarjoajalta tietojen rikastamispalvelua. Tämän rikastamispalvelun kautta Holiday Clubin asiakastietoihin yhdistetään palveluntarjoajan toimesta henkilötietoja, joilla esimerkiksi suoramarkkinointipostituksia voidaan tarkemmin kohdistaa tietyille asiakasryhmille. Tätä palvelua käytetään ainoastaan puhelinmarkkinoinnin sekä suorapostitusten käyttötarkoituksiin. Rikastamispalvelussa käytettäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi ikä, sukupuoli, kieli, asumisalue, kotitalouden suuruus, elämänvaihe ja koulutus. Nämä lisätiedot eivät siirry Holiday Clubin oman asiakasrekisterin osaksi, vaan jäävät palveluntarjoajan rekisterin tiedoiksi. Holiday Club luovuttaa käsittelijälle henkilötietoja tämän rikastamispalvelun toteuttamista varten.
8 Henkilötietojen säilytysajat
Markkinointia varten kerätyt tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun henkilö on peruuttanut antamansa suostumuksen. Henkilötietoja säilytetään enintään yksi vuosi, jos kyse on markkinointirekisterissä olevasta toimimattomasta sähköpostiosoitteesta.
Osakkeenomistajarekisterissä henkilötietoja tulee säilyttää niin kauan kun henkilö on osakkeenomistaja ja 10 vuotta sen jälkeen kun henkilö on luopunut osakkeenomistamisesta. Holiday Club säilyttää entisen osakkeenomistajan tietoja enintään 11 vuoden ajan.
Hotellien ja muiden palveluiden asiakasrekistereistä henkilön tietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun asiakas on edellisen kerran hankkinut palveluita.
Potilastiedoiksi luokiteltavia henkilötietoja säilytetään sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjoista antaman asetuksen mukainen määräaika. Pääsääntöisesti tämä tarkoittaa Holiday Clubin osalta sitä, että tiedot säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Kaikkiin hoitoihin liittyvään aineistoon ei kuitenkaan koske potilasasiakirjojen säilytysajat, ja niiltä osin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun palvelu on toteutettu.
Kameravalvonnan tietoja säilytetään tarpeelliseksi todettu aika, jos ne sisältävät käyttötarkoitukseen perustuvaa tutkittavaa tietoa. Tutkinnan päätyttyä tietoa säilytetään sen ajan, joka on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten. Kun aineiston säilyttämisen tarve on päättynyt, tieto poistetaan kolmen vuoden kuluessa. Muussa tapauksessa tieto säännönmukaisesti tuhoutuu ja sitä säilytetään enintään kuusi kuukautta tallentamisesta.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.
Yrityspalvelun asiakkaiden henkilötietojen käsittelyaika on kolme vuotta sen vuoden lopusta, kun tietoja on edellisen kerran tarvittu palvelusopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseen ko. henkilön osalta.
Reskontra- ja perintätietoja sekä muita mahdollisesti kirjanpitoaineistoksi luokiteltavia tietoja, joissa voi olla asiakastietoja, säilytetään kirjanpitolain edellyttämän määräajan. Esimerkiksi laskutositteita säilytetään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota nämä ovat koskeneet.
Puhelunauhoitteita säilytetään enintään kuukausi puhelunajankohdasta lukien.
Esittelyvarausrekisterin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä kun henkilö on edellisen kerran käynyt osake-esittelyssä.
Isännöinnin ja huollon rekistereiden henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta.
B-to-B asiakaskannassa henkilötietoja säilytetään enintään viisi vuotta siitä, kun yrityksen kanssa on edellisen kerran harjoitettu yhteistyötä tai siitä, kun osapuolet ovat olleet kontaktissa.
Verkkolomakkeet jotka liittyvät markkinointikilpailuun, poistetaan tiedot kuuden kuukauden sisällä kilpailun päättymisestä. Kuitenkin, jos kyseisellä lomakkeella on annettu suostumus suoramarkkinointiin tai verkkomarkkinointiin, säilytetään tieto suostumuksesta siten kuin edellä kerrotaan toimittavan suostumuksen osalta. Mikäli lomakkeen tiedot liittyvät toimeksiantoon, säilytetään tietoja enintään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, kun toimeksiannon mukainen palvelu on toteutunut (vuokrausajankohta, jälleenmyynti).
Osakkeenomistaja voi tehdä vuokratoimeksiannon joko postitse lähetettävällä lomakkeella tai nettisivuilla olevalla dokumentilla. Säilytämme vuokratoimeksiantoja enintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien jonka aikana vuokrattavaksi jätetty viikko on päättynyt. Toimeksiantoja säilytetään tulosteina lukittavassa tilassa. Lisäksi vuokratoimeksiantoja käsitellään sähköisissä järjestelmissä ja niitä käsitellään osana osakkeenomistajan tietoja ja siten kuin on kuvattu toimittavan viikko-osakkeenomistajan tietojen osalta.
Muiden lomakkeiden tietoja säilytetään niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen kannalta.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Holiday Clubin rekistereiden käyttöoikeudet on rajattu sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat henkilötietoja työssään. Käyttäjäoikeuksien antaminen perustuu Holiday Clubin tekemiin määrityksiin, jotka perustuvat yhtiön prosesseihin. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattaa EU-alueella sovellettavia määräyksiä.
Lisäksi kaikkien sopimuskumppaneiden, joilla on pääsy henkilötietoihin tai joille tietoja siirretään, on tehty tietosuojasopimus tai tietosuojasta on sovittu muussa asiakirjassa. Sopimuskumppaneilta edellytetään riittävää tietosuojan tasoa.
Holiday Clubin henkilörekistereihin kirjautuminen edellyttää henkilökohtaisten tunnusten käyttöä. Olemme myös suojanneet järjestelmämme teknisin ja hallinnollisin keinoin.
Manuaalinen aineisto, jossa on henkilötietoja, säilytetään aina lukitussa ja valvotussa tilassa.
10 Henkilön oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
Jokaisella on oikeus saada tietää Holiday Clubilta, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei ja mitä nämä tiedot ovat.
Helpoiten itseään koskevat tiedot voi pyytää, täyttämällä Holiday Clubin verkkopalvelussa tietopyyntölomakkeen. Lomake löytyy osoitteesta www.holidayclub.fi/tietolomake. Halutessaan henkilö voi tehdä tietopyynnön myös henkilökohtaisesti tai muulla tavoin kirjallisesti.
Kameravalvontatietoja emme toimita, koska aineisto sisältäisi myös muiden ihmisten henkilötietoja ja vaatisi kohtuutonta vaivaa.
Evästeistä emme toimita tietoja, sillä evästeitä ei voida yhdistää automaattisesti käyttäjään, emmekä pysty ilman kohtuutonta vaivaa selvittämään näitä tietoja.
Siltä osin kuin Holiday Club toimii rekisterin osalta käsittelijänä, eikä ole itse rekisterinpitäjä, Holiday Club ei pääsääntöisesti toimita henkilöä koskevia tietoja, vaan pyyntö tulee esittää rekisterinpitäjälle. Tämä koskee esimerkiksi mahdollista rahoitusyhtiöltä hankittua asiakasrahoitusta.
Toimitamme vastauksen tietopyyntöön mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä tietopyynnön vastaanottamisesta.
Toimitamme tiedot joko postitse tai sähköisesti riippuen siitä, kummalla tavalla tiedot on pyydetty toimitettavaksi. Pyrimme ennen tietojen toimittamasta varmistamaan, että tietopyynnön on esittänyt kyseessä oleva henkilö. Mikäli meillä on aihetta epäillä pyytäjän henkilöllisyyttä, vaadimme lisäselvitystä.
Mikäli tietopyynnöt ovat perusteettomia tai kohtuuttomia (esimerkiksi tietoja pyydetään toistuvasti), voimme periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toimittamasta pyydettyjä tietoja.
11 Henkilötietojen oikaiseminen, poistaminen sekä rekisteröidyn oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Mikäli henkilötiedoissa on virheitä, voi henkilö pyytää näiden korjaamista. Korjaamme tiedot mahdollisimman pian siitä, kun virheestä on tehty ilmoitus. Tietoja voidaan korjata henkilön itsensä tekemän ilmoituksen perusteella tai jos asiasta tulee tieto muusta luotettavasta lähteestä.
Henkilöllä on velvollisuus ilman aiheetonta viivytystä ilmoittaa henkilötiedoissaan olevat virheet Holiday Clubille. Ilmoituksen voi tehdä esimerkiksi sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@holidayclub.fi
Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) säilytysajan päätytyttä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty tai jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja suostumus peruutetaan. Lisäksi jos henkilötietojen käsittely on lain vastaista tai Holiday Club on lain mukaan velvoitettu poistamaan tiedot, poistetaan ne.
Henkilöllä on oikeus vaatia Holiday Clubia rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä, kun:
1) Henkilö odottaa vastausta tietojen oikaisemiseksi tai poistamiseksi esitettyyn pyyntöön
2) Käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
3) Holiday Club ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
4) Henkilö on vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja selvitetään syrjäyttääkö Holiday Clubin oikeutettu etu henkilön perusteen.
Jos henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu esimerkiksi edellä mainituilla perusteilla, näitä henkilötietoja saa käsitellä ainoastaan henkilön suostumuksella tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Tämä rajoitus ei kuitenkaan koske henkilötietojen säilyttämistä.
12 Oikeus vastustaa käsittelyä erityiseen henkilökohtaiseen syyhyn liittyen
Jokaisella on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa käsittelytoimia, joita kohdistetaan henkilötietoihin Holiday Clubin oikeutetun edun perusteella.
Henkilö voi esittää vaatimuksensa, jossa esitetään perusteet joiden perusteella vastustetaan käsittelyä. Pyyntö tulee esittää sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@holidayclub.fi. Holiday Club voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyillä perusteilla.
13 Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Jos henkilötietoja käytetään suoramarkkinointiin, voi henkilö koska tahansa vastustaa tietojen käyttämistä markkinointitarkoituksia varten. Tällöin henkilötietoja ei saa enää käsitellä tässä käyttötarkoituksessa. Mikäli asiakas haluaa kieltää suoramarkkinoinnin, onnistuu se helpoimmin lähettämällä kiellon sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@holidayclub.fi
15 Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Jokaisella on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka on toimitettu Holiday Clubille ja joita käsitellään annetun suostumuksen tai sopimuksen perusteella, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
Jos siirto ei ole teknisesti mahdollista tai turvallista, asiakas voi itse halutessaan toimittaa tarkastusoikeuden nojalla vastaanottamansa henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
16 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Jokaisella on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@com.fi), jos Holiday Club ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä.