Holiday Club Saimaan tapahtumakoordinaattori Sanna Parkkola suunnittelee asiakkaillemme toimivia tapahtumakokonaisuuksia alusta loppuun. Tutustu Sannan vinkkeihin onnistuneiden yritysjuhlien järjestämiseksi!
Kun aloitat tapahtuman suunnittelun mahdollisimman ajoissa, säästyt turhalta stressiltä ja saat todennäköisemmin käyttöösi juuri haluamasi tilat, esiintyjät ja palvelut.
Mieti tarkoin, mikä on tapahtuman tärkein tavoite ja minkälaisen tunnelman haluat juhliisi luoda. Kommunikoi ajatuksesi tiimille ja yhteistyökumppaneille selkeästi, jotta kaikilla on yhteinen käsitys siitä, mitä ollaan tekemässä.
Tee tarjouspyyntö huolellisesti ja määrittele siinä myös käytettävissä oleva budjetti; näin potentiaalinen yhteistyökumppanisi voi vastata mahdollisimman relevantilla ehdotuksella. Käsittele tarjouspyynnössä myös näitä asioita: Tilaisuuden ajankohta, teema, tavoitteet, toiveet tarjoilusta, ajatukset mahdollisista esiintyjistä, arvio osallistujamäärästä.
Mieti rohkeasti, miten voisit yllättää osallistujat tai tuottaa heille mieleenpainuvan elämyksen. Voisiko juhlissasi olla erottuva teema tai yllätysesiintyjä? Asiantunteva kumppani auttaa ideoinnissa ja osaa ehdottaa tapahtumaan kiinnostavia sisältöjä.
Päivä voi koostua myös eri osista: esimerkiksi Holiday Club Saimaa tarjoaa loputtomasti mahdollisuuksia erilaisiin aktiviteetteihin aina retkiluistelusta curlingiin ja keilauksen firmamestaruuksiin. Kun jää on murrettu yhteisen tekemisen avulla, illanvietto sujuu rennoissa merkeissä. Myös juhlavalaistukseen panostaminen esimerkiksi yrityksen värejä käyttämällä luo tunnelmaa kohtuukustannuksin.
Luo tapahtumaa edeltävällä ajalle yksityiskohtainen aikataulu deadlineineen ja käytä projektinhallinnan apuna kattavaa muistilistaa. Määrittele tiimille selkeät vastuut ja pidä huolta, että ne ovat koko tiimin tiedossa.
Tutustu juhlatilaan mahdollisimman perusteellisesti jo etukäteen. Suunnittele ohjelman kulku ja varaa mahdollisiin paikasta toiseen siirtymisiin riittävästi aikaa. Entä tarvitaanko tapahtumassa esimerkiksi vartioitua vaatesäilytystä tai vaatteiden vaihtamiseen varattuja pukuhuoneita?
Sovi tapahtumaan liittyvistä deadlineista yhdessä yhteistyökumppaniesi kanssa. Hotellit, ravintolat ja catering-yritykset tarvitsevat yleensä tiedon osallistujamääristä melko aikaisessa vaiheessa.
Varmista, että päivän aikataulu on kaikkien osapuolten tiedossa ja että yhteistyökumppanit saavat tiedon myös mahdollisista viime hetken muutoksista. Pidä huolta myös siitä, että esiintyjien tekniset tarpeet on otettu huomioon. Toisinaan käy niin, että palveluiden tilaaja ei ole paikalla itse tilaisuudessa, ja paikalla olevat järjestävän tahon edustajat ovatkin odottaneet toisenlaista varustusta esimerkiksi istumajärjestykseen tai tekniseen toteutukseen.
Varmista, että kutsusi faktat ovat oikein ja luetuta kutsu myös yhteistyökumppaneilla jos suinkin mahdollista. Jälkikäteen on ikävää korjailla, jos kutsuun on lipsahtanut esimerkiksi väärä osoite, päivämäärä, puhelinnumero tai hotellihuoneen hinta.
Ole uskollinen juhliesi teemalle ja rakenna oikeaa tunnelmaa aina tilaisuuden kutsusta kiitosviestiin asti. Samalla kerrot tapahtuman luonteesta myös rivien välistä ja autat osallistujia varautumaan siihen asianmukaisesti.
Sanna Parkkola työskentelee Holiday Club Saimaan tapahtumista ja kokouksista vastaavana tapahtumakoordinaattorina. Hänen avullaan syntyvät niin pienimuotoiset tilaisuudet kuin yli tuhannen osallistujan tapahtumatkin majoituksineen, ruokailuineen ja oheisohjelmineen.
Tapahtumien skaala on laaja: siihen mahtuu niin vuosijuhlia, kesäpäiviä, pikkujouluja, liittopäiviä, tohtoripromootioita, seminaareja, golftapahtumia ja henkilökunnan virkistyspäiviä kuin häitä, polttareita ja leirikoulujakin. "Organisointi ja logistiikkahaasteiden selättäminen ovat minulla verissä ja nautin kun saan suunnitella toimivia kokonaisuuksia alusta loppuun", Parkkola sanoo.
